Responsable administratif et financier du service de médecine préventive

CDG du Rhône et de la Métropole de Lyon (CDG69)

 Titulaire  Sainte-Foy-lès-Lyon Le 23 oct.  181 vues


Type de contrat

Titulaire

Catégorie

B

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Cadre emploi

Rédacteur territorial

Niveau d'expérience

De 3 à 5 ans

Descriptif du poste

Assure la gestion administrative et financière du service et joue un rôle d’interface et d’accompagnement dans un positionnement hiérarchique central au sein du service et auprès des collectivités

Missions

Management

§ Encadrer, animer et coordonner l’équipe des assistantes administratives : points d’activité, harmonisation des pratiques, soutien technique en veillant à leur implication

§ Appuyer l’équipe administrative dans les relations institutionnelles relatives à l’activité quotidienne de l’unité, notamment avec les interlocuteurs des collectivités adhérentes

§ Suivre et répartir les « portefeuilles » d’activité des assistantes (médecins et collectivités), en veillant à l’équilibre des charges de travail en relation avec le nombre de médecins, leur quotité de temps de travail et le nombre d’agents suivis

§ Participer à l’élaboration des portefeuilles médecins en lien avec le médecin chef de service et faire évoluer en conséquence les portefeuilles des assistantes

§ Participer à l’animation des réunions médecins et suppléer le médecin chef de service pour l’animation de certains groupes de travail

§ Relai des médecins auprès du médecin chef en cas d’absence, sur le champ administratif, de l’écoute et du conseil

 

Gestion administrative

§ Élaborer et/ou mettre à jour les procédures du service dans un souci d’harmonisation et de rationalisation des procédures et d’optimisation et efficience des activités réalisées

§ Élaborer et suivre, en lien avec les services ressources internes, les conventions de mise à disposition de locaux pour le déroulement des visites médicales, sur le champ financier notamment

§ Veiller à l’équipement matériel des médecins (matériel d’auscultation et équipement des sites de visite)

§ En lien avec le médecin chef et la direction générale, mettre en œuvre et assurer le suivi des projets de service

§ Être le référent informatique pour le service auprès du service informatique et du fournisseur du logiciel de médecine préventive en lien avec le chef de service et le médecin référent informatique

§ Assurer les relais nécessaires auprès des autres services du Centre afin d’assurer un bon déroulement des activités administratives du service

§ Suivre et organiser en lien avec l’unité achats, ou directement auprès des fournisseurs pour le matériel médical, les besoins en équipement du service (achats, commandes diverses, entretien…)

§ Assurer la construction des différents tableaux de bord d’activité et le suivi des indicateurs de reporting

§ Suivi budgétaire, analytique et production du budget prévisionnel avec le médecin chef de service

§ Facturation des collectivités (prix de journée et masse salariale)

§ Rédaction de courriers relatifs à l’activité du service et de notes de service internes

Communication

§ Contribuer à la réalisation des outils de communication et d'information du service sur les différents supports (fiche-guide, journal Partage, Extranet, cartographie d’intervention…)

§ Relations de travail (internes et externes)

§ Bénéficiaires : les collectivités et leurs représentants

§ Partenaires internes et externes : les autres services du pôle, les unités et services fonctionnels du centre (ressources internes, ressources humaines, informatique ….), fournisseurs

Profil demandé

§ Compétences requises

§ Capacités managériales

§ Connaissance de l’environnement et du cadre réglementaire des collectivités territoriales et de la réglementation en vigueur

§ Connaissances en matière de statut de la fonction publique territoriale en général et plus particulièrement concernant les absences pour raison de santé

§ Maîtrise des outils bureautiques et notamment des logiciels Word, Excel et Outlook

§ Bonne connaissances des outils informatiques

§ Grandes qualités relationnelles

§ Goût et aptitude pour le travail en équipe

§ Méthode, rigueur, sens de l’organisation

§ Esprit d’initiative et d’anticipation

§ Disponibilité, adaptabilité et réactivité

§ Discrétion (en lien avec le secret professionnel)

§ Exigences particulières

§ Permis B indispensable pour assurer les déplacements ponctuels dans les collectivités

§ Conditions et contraintes d’exercice

§ Déplacements ponctuels dans les collectivités dans le cadre des mises à disposition de locaux destinés aux visites médicales par la collectivité

§ Moyens mis à disposition

§ 1 PC fixe


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Informations sur l'employeur

CDG du Rhône et de la Métropole de Lyon (CDG69)

(Autre) Établissement public administratif local

À propos

Créé en 1986 en application de la loi du 26 janvier 1984, le Centre de gestion de la fonction publique territoriale du Rhône (cdg69) agit pour le compte de plus de 400 collectivités qui lui sont affiliées, soit à titre obligatoire (communes et établissements employant moins de 350 agents), soit à titre volontaire (autres communes et établissements). Il exerce également certaines compétences pour les collectivités non affiliées comme la Région, le Département, la Métropole de Lyon et plusieurs gr